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北京市西城区大林志华爱心服务中心 档案管理制度
2018/12/03    1142

北京市西城区大林志华爱心服务中心

档案管理制度

 

一、总则

(一)为加强爱心服务中心档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,特制定本制度。

(二)爱心服务中心档案,是指从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对爱心服务中心有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案分为受控档案和非受控档案。

(三)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

(一)爱心服务中心指定专人负责文件材料的管理。

(二)文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交主任审阅后归档。

(三)一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集。会议文件由办公室收集。

三、归档范围

(一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

(二)爱心服务中心对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(三)各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(四)有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(五)职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(六)大事记及反映爱心服务中心重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

(一)档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(二)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(三)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

(四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

(五)档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

(七)案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

(一)按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

(二)按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

(三)工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护爱心服务中心档案的完整与安全。

六、档案的利用

(一)档案只有内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门主管签字批准,受控文档的借阅要由主任签字批准。

(二)档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报主任处理。

(三)必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

(四)不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

(五)必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(六)不准转借,必须专人专用。

(七)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。