北京市西城区大林志华爱心服务中心

理事会会议制度

一、理事会会议的确定及通知

第一条  理事会由理事长负责召集和主持。理事长因特殊原因不能履行职务时，可以指定副理事长代为召集和主持理事会会议；理事长因故不能履行责任，亦未指定具体人员代其行使职责的，可由二分之一以上的理事共同推举一名理事负责召集会议。

第二条  理事会会议分为定期会议和临时会议、理事长办公会议，理事会定期会议每年至少召开两次，审议相关报告及议案。

第三条  有下列情形之一的，理事长应在10个工作日内召集临时理事会议：

（一） 理事长认为必要时；

（二） 三分之一以上的理事联名提议时；

（三） 监事会提议时；

（四） 主任提议时。

第四条  下列日常工作，理事会可以召开理事长办公会议进行讨论：

（一） 理事长与理事、理事之间的日常沟通；

（二） 讨论理事候选人、高级管理人员的提名事项；

（三） 对理事会会议议题需要共同磋商的事项。

第五条  理事会召开临时理事会，会议通知除专人书面送达外，还可采用邮件、传真送达等快捷方式，在会议召开前五日内通知各理事。

第六条  理事会会议通知以专人书面送出的，由被送达人在回执上签名，签收日期为送达日期。

第七条  理事会会议通知包括以下内容：

（一） 会议日期和地点；

（二） 议程；

（三） 事由及议题；

（四） 发出通知的日期。

第八条  理事会会议议案应随会议通知同时送达理事及相关与会人员。理事会应向理事提供足够的资料，包括会议议题的相关背景材料、信息和数据。与会人员收到会议通知后，应对需要表决的事项做必要的调研，如需了解某项议案的有关情况，可要求理事会办公室提供必要的补充文件。    二、理事会会议召开

第九条  理事会会议必须由二分之一以上的理事出席方可举行，每一理事享有一票表决权。

第十条  理事应亲自出席理事会，理事因故不能出席，可以书面委托其他理事代为出席理事会。委托书应载明代理人姓名、代理事项、权限和有效期限，并由委托人签章。

第十一条  代为出席会议的理事应当在授权范围内行使理事的权利。理事未出席理事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的表决权。

第十二条  监事会监事、非理事主任列席理事会会议，理事会根据需要可临时决定扩大列席会议的人员范围。

第十三条  会议议案须作成议题，叙以理由并于开会前分别送各理事和列席人员，凡涉及机密部分，应于开会讨论时分送，议毕后，即时收回。

第十四条  理事会会议先由每个理事充分发表意见，再进行表决。表决方式由理事长酌情就下列方式中择一行之：

（一） 投票；

（二） 举手；

（三） 其它形式。

理事会表决分同意、反对和弃权三种。如果投弃权票必须申明理由并记录在案。

第十五条  理事会决议必须经全体理事过半数通过。理事会临时会议在保障理事充分表达意见的前提下，可用传真、书面信函等方式进行并做出决议，同时将表决情况记录在案，由参加表决的理事和记录员签名。

第十六条  理事会议事应当严格就议题本身进行，不得对议题以外的事项做出决议。

三、理事会会议记录

第十七条  理事会会议必须记录，记录应分别载明下列事项：

（一） 会议时间、会议地点、召集人姓名；

（二） 出席理事的姓名以及受他人委托出席理事会会议的理事（代理人）姓名；

（三） 会议议程；

（四） 理事发言要点；

（五） 每一决议事项的表决方式和结果（应载明同意、反对、弃权的票数）；

（六） 出席理事要求记载的其他事项。

理事有权要求在记录上对其在会议上的发言做出说明性记载。

第十八条  出席会议的理事、以及受他人委托出席理事会会议的理事（代理人）、记录员必须在会议记录上签名。理事会决议违反法律、法规或者《爱心服务中心章程》规定，致使爱心服务中心遭受损失的，参与决议的理事对爱心服务中心负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的该理事可免除责任。但不出席会议，又不委托代表的理事视作未表示异议，不能免除责任。

第十九条  理事会会议记录作为爱心服务中心重要档案由理事会办公室存档，十年内不得销毁。